Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. El texto está pendiente de revisión por un abogado o el delegado de protección de datos.
Sí, se puede, pero no a escondidas. Grabar o transcribir una reunión con IA es tratar datos personales: hace falta un motivo legítimo, avisar a todos antes de empezar y mientras se graba, guardar la grabación solo el tiempo necesario y usar herramientas aprobadas por la empresa. Si los asistentes son empleados, el consentimiento no siempre sirve como base legal.
Esta respuesta está pendiente de validación por un abogado. Resume lo publicado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el texto del Reglamento general de protección de datos (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). No es un dictamen.
Respuesta corta
Se puede grabar o transcribir, con estas condiciones:
- Hay un motivo legítimo (acta, seguimiento, formación u otro que de verdad haga falta).
- Se avisa a todos antes de empezar y se mantiene un indicador visible mientras se graba.
- La grabación y la transcripción se guardan solo el tiempo necesario, y ese plazo se comunica.
- Se usan herramientas aprobadas por la empresa, con información clara del proveedor y contrato de encargado.
- Si hay empleados, el consentimiento puede no servir como base legal: lo decide el delegado de protección de datos o el abogado.
Por qué grabar o transcribir es tratar datos personales
La AEPD, en «Transcripción de voz con IA: implicaciones para la protección de datos» (14 de enero de 2026), explica que la voz se considera, en general, un dato personal. También lo son los metadatos y el contenido de lo que se dice cuando se refiere a una persona.
Por eso da igual que el resultado sea un audio o un texto: en los dos casos se tratan datos personales y se aplican las mismas reglas. La empresa que decide usar el transcriptor es responsable. Debe elegir proveedores con información clara sobre reentrenamiento, conservación, ubicación de los datos y las garantías del artículo 28 del RGPD.
Los principios están en el artículo 5 del RGPD: los datos se recogen para una finalidad concreta, son los mínimos necesarios, se mantienen exactos y no se guardan más de lo preciso.
¿Hace falta el consentimiento de todos?
No siempre. La AEPD señala posibles bases legales, según el caso: contrato, interés legítimo (con su ponderación), consentimiento u otras. Están en el artículo 6 del RGPD. El consentimiento, cuando se usa, tiene que ser libre, específico, informado e inequívoco, y no puede venir activado por defecto.
Con clientes y personas de fuera
Hay que informar antes a las personas cuya voz se recoge: que se usa el servicio, si hay tratamientos adicionales, si terceros pueden escucharlo y cuáles son sus derechos (artículos 12 a 14 del RGPD). Un aviso del tipo «si te unes, das tu consentimiento» no vale como consentimiento, según la AEPD en la segunda nota sobre transcripción de voz (20 de abril de 2026). El consentimiento es para cada reunión y caduca al terminarla.
Con empleados
Entre empresa y trabajador, el consentimiento puede no ser válido: puede estar viciado, porque no siempre es libre. Hay otras bases legales, como el contrato o el interés legítimo con su ponderación. Cuál encaja en cada reunión lo decide el delegado de protección de datos o el abogado. Esta parte está pendiente de esa revisión.
Los artículos 87 a 89 de la LOPDGDD tratan la intimidad y los dispositivos en el trabajo. Que apliquen a la grabación de reuniones es una interpretación que tiene que hacer el abogado. Esta guía no lo afirma.
La AEPD tiene una guía sobre protección de datos en las relaciones laborales. Qué partes sirven para las reuniones lo confirma el abogado, no esta página.
Cómo avisar bien: antes y durante la reunión
En «Privacidad en reuniones online», la AEPD dice: «No grabe la reunión a menos que sea necesario. En tal caso, informe adecuadamente a las personas asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación.» También recomienda usar solo el proveedor aprobado por la organización.
La segunda nota de la AEPD pide una transparencia reforzada: avisar a todos antes de empezar y mantener un indicador visible mientras se graba (aviso en pantalla, luz, tono u otro equivalente). La grabación debe pararse sola al acabar. Hay que informar del tiempo de conservación de la voz y de la transcripción. Esta guía no fija un número de días: el plazo lo valida el abogado o el delegado de protección de datos y se deja escrito.
Gemini en Meet y Copilot en Teams: qué avisan solos y qué tiene que configurar informática
Google Meet
La ayuda de Google llama a la función «Toma notas por mí». Meet avisa a todos los participantes y muestra un icono de lápiz. El administrador puede exigir consentimiento explícito antes de tomar notas, grabar o transcribir. Esa opción viene desactivada por defecto. Lo explican la ayuda de Google Meet y el aviso de Workspace de abril de 2026. Si el equipo usa Gemini en las reuniones, el curso de Gemini en Meet encaja con esa configuración.
Microsoft Teams
Al empezar a grabar, Teams avisa a todos. Al grabar se activa también la transcripción. Microsoft dice que, según la región, puede hacer falta el permiso de todos. La ayuda de Teams lo describe. El administrador puede activar una política de consentimiento explícito: quien dice «No» participa solo como oyente. Está en la documentación de Microsoft. Además hay que limitar quién puede ver y descargar la grabación y la transcripción. Para el uso de la herramienta en la empresa está el curso de Copilot en Teams.
Notetakers de terceros
Hay bots de terceros que entran en la reunión. Esta guía no cita marcas ni promete que avisen. Hay que comprobar en cada herramienta si avisa, dónde guarda los datos y si los usa para entrenar su modelo. Si se puede desactivar el entrenamiento, conviene hacerlo. La empresa sigue siendo responsable del tratamiento.
Transcripciones con errores: quién responde y cómo corregirlas
La organización que incorpora la transcripción es responsable del tratamiento, aunque la herramienta sea de un tercero. Lo dice la AEPD en la nota del 20 de abril de 2026. Una transcripción equivocada que atribuye a alguien algo que no dijo se debe rectificar. Es el artículo 16 del RGPD. La AEPD recomienda revisión humana y un procedimiento de corrección. Conviene revisar el texto antes de usarlo como acta.
El derecho de acceso (artículo 15) no se puede negar de forma general porque aparezcan terceros. Quien participó puede pedir los datos que le conciernen.
Cuánto tiempo guardar grabaciones y transcripciones
Solo el tiempo necesario para la finalidad, y hay que informar de ese plazo. El RGPD no da en esta guía una cifra de días o meses para las reuniones: el plazo concreto lo fija la empresa con su abogado o su delegado de protección de datos, se escribe en la política y se cumple. Cuando la finalidad se ha cumplido, se borra.
Si el tratamiento puede entrañar un alto riesgo, el artículo 35 del RGPD prevé una evaluación de impacto. Cuándo hacerla lo decide el delegado de protección de datos o el abogado. La AEPD tiene una guía de gestión del riesgo y evaluación de impacto para ese análisis.
Las funciones que detectan emociones o infieren datos sensibles tienen un régimen estricto e incluso pueden estar prohibidas por el Reglamento europeo de IA (UE 2024/1689). Lo advierte la AEPD en la nota del 14 de enero de 2026. No las uses para las reuniones.
Checklist para la empresa
Lista práctica, pendiente de validar con el abogado:
- Decidir para qué se graba o transcribe (acta, seguimiento, formación u otro) y si de verdad hace falta.
- Elegir la base legal con el delegado de protección de datos o el abogado. Ojo con el consentimiento de los empleados.
- Usar solo herramientas aprobadas por la empresa y revisar su contrato de encargado (artículo 28 del RGPD).
- Comprobar si el proveedor usa las grabaciones para entrenar su IA y desactivarlo si se puede.
- Avisar en la convocatoria y al empezar: quién graba, para qué, cuánto tiempo se guarda y cómo ejercer los derechos.
- Dejar el aviso visible durante toda la grabación. Meet y Teams lo hacen solos; hay que revisar los bots de terceros.
- Valorar activar el consentimiento explícito en Meet o en Teams.
- Limitar quién puede ver y descargar la grabación y la transcripción.
- Revisar la transcripción antes de usarla como acta y corregir los errores.
- Borrarla cuando ya no haga falta y dejar escrito el plazo.
- No usar funciones que detecten emociones o infieran datos sensibles.
- Recogerlo en la política de uso de IA y formar a quien organiza reuniones.
Qué poner en tu política de uso de IA
Deja por escrito para qué reuniones se puede grabar o transcribir, qué herramienta está aprobada, quién puede activarla, cómo se avisa, quién accede al archivo, el plazo de conservación y cómo se corrige un error. La guía específica de política de uso de IA está en preparación. Mientras tanto, el cruce de IA y protección de datos y el curso de protección de datos para empresas sirven para ordenar esas reglas con el equipo. Si quien organiza las reuniones es recursos humanos, mira también IA en RRHH.
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Preguntas frecuentes
¿Es legal grabar una reunión de Teams en España?
Sí, se puede, con condiciones. Al grabar, Teams avisa a todos y activa la transcripción. Microsoft indica que, según la región, puede hacer falta el permiso de todos. La AEPD pide informar de la finalidad y de cuándo empieza y se detiene. El administrador puede exigir consentimiento explícito: quien dice que no participa solo como oyente.
¿Es legal usar «Toma notas por mí» de Gemini en Google Meet?
Sí, con las mismas reglas de protección de datos. «Toma notas por mí» avisa a todos y muestra un icono de lápiz. El administrador puede exigir consentimiento explícito antes de tomar notas, grabar o transcribir, y esa opción viene desactivada por defecto. Hace falta un motivo legítimo y la herramienta que la empresa haya aprobado.
¿Tengo que avisar a un cliente si transcribo la reunión con IA?
Sí. Hay que avisar antes de transcribir. La voz, lo que se dice de una persona y los metadatos son datos personales. La información debe explicar que se usa el servicio, si hay tratamientos adicionales, si terceros pueden escucharlo y cómo ejercer los derechos. Según la AEPD, «si te unes, das tu consentimiento» no es un consentimiento válido.
¿Puede la empresa grabar las reuniones internas de sus empleados?
Se puede grabar una reunión interna, pero el consentimiento del trabajador puede no ser libre y no siempre sirve como base legal. Hay otras bases, como el contrato o el interés legítimo con su ponderación. Los artículos 87 a 89 de la LOPDGDD tratan la intimidad laboral. Si aplican, lo confirma el abogado o el delegado de protección de datos.
¿Qué es un notetaker de IA y qué debo comprobar antes de usarlo?
Es un programa de un tercero que entra en la reunión para tomar notas. Antes de usarlo hay que comprobar si avisa a quien participa, dónde guarda la grabación y la transcripción, y si usa esos datos para entrenar su modelo. Quien decide usarlo es responsable del tratamiento y debe revisar el contrato de encargado del artículo 28 del RGPD.
¿Quién es responsable si la IA transcribe mal lo que dije?
Responde la organización que decide usar la transcripción, aunque la herramienta sea de un tercero. Si el texto atribuye a una persona algo que no dijo, hay que rectificarlo: es el derecho del artículo 16 del RGPD. La AEPD recomienda revisar la transcripción con una persona y tener un procedimiento de corrección antes de usarla como acta.
¿Puedo pedir una copia de la grabación o la transcripción de una reunión en la que participé?
Sí. El derecho de acceso del artículo 15 del RGPD alcanza a los datos personales que estén en la grabación o en la transcripción. La AEPD indica que no cabe negar el acceso de forma general solo porque aparezcan otras personas. La empresa debe explicar cómo ejercer ese derecho y cuánto tiempo conserva la voz y el texto.
¿Hay formación bonificable sobre IA y protección de datos?
Sí. Los cursos de RGPD y de IA para empresas de Qlcube son bonificables con tu crédito FUNDAE, según el crédito disponible y los requisitos de la bonificación. Sirven para que dirección, recursos humanos, cumplimiento e informática acuerden cómo grabar y transcribir. El plan se prepara en 24-48 horas. Esta guía no sustituye el asesoramiento jurídico.
Fuentes
- AEPD, transcripción de voz con IA (14 de enero de 2026)
- AEPD, transcripción de voz con IA (II) (20 de abril de 2026)
- AEPD, privacidad en reuniones online
- AEPD, protección de datos en las relaciones laborales (PDF)
- AEPD, gestión del riesgo y evaluación de impacto (PDF)
- RGPD, Reglamento (UE) 2016/679
- LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico.