Marco normativo de conservación documental

El Real Decreto 694/2017 de desarrollo de la Ley 30/2015 establece en su artículo 21 la obligación empresarial de "conservar toda la documentación justificativa" de las acciones formativas bonificadas. Este mandato se complementa con el artículo 66 de la Ley General Tributaria, que fija un plazo de 4 años desde la aplicación de la bonificación en los TC1 para que Tesorería General de la Seguridad Social pueda requerir documentación.

La Orden TMS/368/2019 que regula el sistema telemático de comunicación precisa en su anexo III los requisitos documentales mínimos que deben mantenerse disponibles, tanto en formato físico como digital. El incumplimiento puede derivar en la pérdida total del crédito aplicado más recargos del 20% sobre las cantidades bonificadas indebidamente.

¿Qué considera FUNDAE como documentación válida?

Según las instrucciones del SEPE publicadas en 2026, se admite tanto documentación original como copias digitalizadas con integridad verificable (firma electrónica o sello de tiempo). No obstante, ciertos documentos —como los certificados de asistencia firmados por los participantes— deben conservarse en formato físico con firma manuscrita original durante todo el plazo de prescripción.

Documentación obligatoria antes del inicio de la formación

Antes de comunicar el inicio en la plataforma Telemático de FUNDAE, debe disponer de:

1. Acuerdo de formación con RLT o comunicación a trabajadores

• Si hay representación legal: acta de negociación firmada por empresa y RLT especificando acciones formativas, calendario y participantes.
• Sin RLT: justificante de comunicación fehaciente a la plantilla (burofax, correo certificado o acuse de recibo interno) con 15 días hábiles de antelación al inicio.

2. Contrato o documento vinculante con entidad organizadora

Debe incluir: - Identificación fiscal de ambas partes - Descripción detallada de la acción formativa (contenidos, duración, modalidad) - Coste total y desglose por concepto - Compromisos de calidad y plazos de entrega

3. Ficha técnica del curso

• Objetivos pedagógicos
• Contenidos por módulo
• Metodología didáctica
• Criterios de evaluación
• Perfil del formador (CV y titulación acreditativa)

4. Lista nominal de participantes prevista

Con nombre completo, DNI/NIE, puesto de trabajo y departamento. Esta lista puede modificarse hasta 3 días antes del inicio mediante corrección en Telemático.

Evidencias documentales durante la impartición

La fase de ejecución genera la mayor carga documental. FUNDAE valora especialmente la trazabilidad horaria de cada participante:

5. Controles de asistencia diarios

• Formato exigido: hoja física con fecha, horario de entrada/salida, firma manuscrita del alumno y del formador.
• Frecuencia: un control por sesión (si la jornada se divide en dos sesiones, dos controles independientes).
• Modalidades no presenciales: capturas de pantalla de conexión con marca temporal visible + logs de actividad en plataforma LMS.

6. Evaluaciones de aprendizaje

• Pruebas iniciales (diagnóstico)
• Evaluaciones parciales por módulo
• Examen final o proyecto integrador
• Criterio mínimo: conservar al menos el 20% de las evaluaciones realizadas, priorizando las de participantes que abandonen o suspendan.

7. Materiales didácticos entregados

• Manuales impresos o digitales (PDF con marca de agua identificativa)
• Presentaciones utilizadas por el formador
• Recursos multimedia (enlaces a vídeos con verificación de visualización)
• Documentación complementaria (artículos, casos prácticos, plantillas)

8. Registro fotográfico de sesiones presenciales

Aunque no es obligatorio por normativa, en inspecciones de 2025-2026 FUNDAE ha solicitado fotografías fechadas como evidencia reforzada. Recomendación: 2-3 fotos por acción formativa donde se identifique al grupo sin vulnerar derechos de imagen (consentimiento previo firmado).

Justificantes tras finalizar la formación bonificada

Una vez comunicada la finalización en Telemático, debe generar:

9. Certificados de asistencia individuales

• Modelo oficial con logo FUNDAE
• Nombre completo del participante
• Denominación exacta de la acción formativa
• Número de horas efectivamente cursadas (mínimo 75% del total para validez)
• Fechas de inicio y fin
• Firma del participante acusando recibo (este documento es el más requerido en inspecciones)

10. Facturas con desglose detallado

• Emisor: entidad organizadora o centro de formación
• Conceptos separados: inscripción, material didáctico, certificación, plataforma tecnológica (si aplica)
• Base imponible + IVA desglosado
• Fecha de emisión dentro de los 30 días posteriores a la finalización
• Justificante de pago bancario adjunto (transferencia, cargo en cuenta o pagaré cancelado)

11. Encuestas de satisfacción

• Cuestionarios anónimos cumplimentados por los participantes
• Evaluación del formador, contenidos y organización
• Sugerencias de mejora
• Tasa de respuesta recomendada: mínimo 60% de los asistentes

12. Informe final de la acción formativa

Documento síntesis elaborado por la entidad organizadora que incluya: - Objetivos alcanzados vs. planificados - Tasa de finalización (asistentes que completan >75% vs. inscritos iniciales) - Resultados de evaluaciones (media del grupo) - Incidencias técnicas u organizativas - Propuestas de mejora para futuras ediciones

Plazos legales de conservación de documentos FUNDAE

Cómputo del plazo: el periodo de 4 años comienza el último día del mes en que se aplicó la bonificación en el TC1 correspondiente. Por ejemplo, si la formación finalizó en marzo de 2026 pero la bonificación se aplicó en el TC1 de abril, el plazo caduca el 30 de abril de 2030.

¿Qué ocurre tras los 4 años?

Pasado el plazo de prescripción, FUNDAE no puede iniciar procedimientos sancionadores relacionados con esa acción formativa. No obstante, si la empresa está inmersa en un procedimiento de inspección iniciado dentro de plazo, deberá mantener la documentación hasta resolución firme del expediente, incluso si eso excede los 4 años.

Cómo organizar el archivo corporativo de formación bonificada

Un archivo eficiente minimiza tiempos de respuesta ante requerimientos. Estructura recomendada:

Sistema de carpetas físicas

1. Carpeta por acción formativa identificada con código Telemático + denominación abreviada
2. Separadores internos por tipo de documento (orden según checklist previo)
3. Índice numerado en la portada de cada carpeta listando contenidos
4. Ubicación centralizada en armario ignífugo con acceso restringido (RRHH + Dirección)

Archivo digital paralelo

• Repositorio corporativo con permisos diferenciados (Google Drive corporativo, SharePoint, Dropbox Business)
• Nomenclatura uniforme: AAAA-MM_CodigoTelematico_Curso_Documento.pdf (ej: 2026-03_FP25001234_ExcelAvanzado_ControlAsistencia.pdf)
• Backup externo con réplica diaria en nube cifrada
• Firma digital con certificado de persona jurídica para garantizar integridad (especialmente en controles de asistencia escaneados)

Digitalización de documentos físicos

Si opta por escanear originales en papel: - Resolución mínima: 300 dpi en formato PDF/A (ISO 19005) - Validación biométrica: los controles de asistencia deben escanearse individualmente, nunca agrupados - Conservación paralela: mantener originales físicos en archivo hasta finalizar plazo legal (la digitalización no exime de conservar papel)

Protocolo de respuesta ante inspecciones FUNDAE

FUNDAE puede requerir documentación mediante tres vías:

1. Requerimiento telemático en plataforma

• Plazo de respuesta: 10 días hábiles desde notificación en buzón de Telemático
• Formato de entrega: carga de PDF en apartado "Documentación solicitada" de cada expediente
• Peso máximo por archivo: 20 MB (fraccionar documentos extensos)

2. Inspección presencial en sede empresarial

• Preaviso mínimo: 5 días hábiles (salvo indicios de fraude, que permite inspección inmediata)
• Documentación a preparar: carpeta física completa + acceso a registros digitales
• Presencia obligatoria: representante legal o persona con poder notarial que acredite capacidad de decisión

3. Reclamación de la Seguridad Social tras regularización

• Origen: detección de incongruencias en TC1 durante auditorías de cotización
• Plazo de respuesta: 15 días hábiles desde notificación por correo certificado
• Consecuencia de no responder: inicio de expediente sancionador con pérdida automática del crédito aplicado

Errores críticos que invalidan la documentación

Aunque presente todos los documentos, estos defectos formales pueden anular la bonificación:

• Firmas ilegibles o ausentes en controles de asistencia
• Fechas incongruentes entre comunicación de inicio y primeros controles (si hay desfase >3 días sin justificación)
• Duplicación de participantes en acciones simultáneas (imposibilidad física de asistencia)
• Facturas genéricas sin desglose por concepto formativo
• Ausencia de certificados de asistencia con firma del trabajador (el certificado emitido por la entidad organizadora no sustituye al recibo del alumno)

Preguntas frecuentes sobre documentación formación bonificada

¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación de FUNDAE?

Debe conservar todos los justificantes durante 4 años desde que aplicó la bonificación en el TC1 correspondiente, según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. Este plazo puede extenderse si FUNDAE inicia una inspección dentro del periodo de prescripción, manteniendo la obligación hasta resolución firme.

¿Qué documentos pide FUNDAE en caso de inspección?

FUNDAE solicita principalmente: controles de asistencia firmados, certificados individuales de asistencia con firma del participante, facturas con justificante de pago, acuerdo con RLT o comunicación a trabajadores, ficha técnica del curso y evaluaciones de aprendizaje. La ausencia de cualquiera puede derivar en reintegro parcial o total del crédito.

¿Es obligatorio conservar los certificados de asistencia?

Sí, el Real Decreto 694/2017 exige conservar los certificados firmados por los participantes acreditando recepción. No basta con el certificado emitido por la entidad organizadora; debe existir evidencia de que el trabajador lo recibió y reconoció haber completado la formación.

¿Qué pasa si no tengo toda la documentación tras la bonificación?

FUNDAE puede exigir el reintegro total de las cantidades bonificadas más un recargo del 20% sobre el importe, según el artículo 47 del RD 694/2017. Además, la empresa queda inhabilitada para aplicar nuevas bonificaciones durante 1 año si la irregularidad documental se considera grave.

¿Dónde debo archivar los documentos de formación bonificada?

La normativa no especifica ubicación física, pero recomienda centralizar la documentación en un archivo corporativo accesible para el departamento de RRHH y Dirección. Debe garantizarse disponibilidad inmediata ante requerimientos telemáticos (10 días hábiles) o inspecciones presenciales (5 días de preaviso mínimo).